Řešení pro kanceláře

Představte si menší kancelář s 8 zaměstnanci. Nebo středně velkou kancelář s 20 zaměstnanci. Anebo klidně obrovskou mezinárodní kancelář se 120 zaměstnanci.

Ať už v ní sedí právníci nebo daňoví poradci, kteří žádný další provoz nemají, anebo nákupčí a prodejci, kteří denně objednávají, nakupují, evidují a prodávají tisíce výrobků pro vlastní provoz v sousední výrobní hale, všichni budou znát a pracovat s pojmy jako „fakturační systém“, „deník došlé pošty“ nebo „adresář klientů“. A většina z nich bude také bohužel pracovat s několika nekompatibilními systémy, ne-li s každodenním ručním zadáváním dat do těchto systémů.

Intrexx nabízí řešení spočívající v propojení všech vašich stávajících systémů a co nejefektivnější automatizaci při zadávání dat.

Intrexx v kanceláři:

  • propojuje stávající databáze kontaktů a udržuje je navzájem aktuální
  • třídí příchozí poštu

Máte veškeré kontakty klientů a dodavatelů aktuální? V kolika databázích kontakty evidujete? A kam zapisujete příchozí poštu?

Intrexx propojí veškeré vaše stávající databáze kontaktů (např. účetní databázi s CRM) a sjednotí všechny dostupné informace o vašich klientech a dodavatelích do jednoho systému tak, abyste k nim měli přístup kdykoli a kdekoli.

Evidence přijaté pošty bude úplně jednoduchá a plně automatizovaná. Při vyplnění jediného políčka vám Intrexx zbývající údaje o odesílateli doplní ze sjednocené databáze kontaktů. A pokud se změní kontaktní osoba, můžete ji rovnou v systému aktualizovat.

Je mezi přijatou poštou nová faktura? Označte ji a Intrexx ji automaticky pošle dál do procesu schvalování přijatých faktur.

  • řídí interní procesy a postupy

Jak u vás vypadá kolečko schvalování přijatých faktur určených k proplacení? Stále vše tisknete a pokládáte šéfům na stůl, kde faktury leží několik týdnů, než si jich někdo všimne (pokud se tedy mezitím neztratí)?

Intrexx zjednodušuje systém interních pravidel pro schvalování jakýchkoli dokumentů, vč. přijatých faktur určených k proplacení.

Z přehledného systému je na první pohled jasné, kdo všechno má danou fakturu nebo její konkrétní část schválit, ke komu má faktura putovat jako první, u koho se zastavila a kdy je konečně všemi odsouhlasená a určená k proplacení.

Po ukončení cesty virtuálním schvalovacím systémem se všechny faktury vrátí vaší účetní, která je může vytisknout (vč. všech schvalovacích doložek) a založit.

  • vystavuje faktury

Žádné další ruční přepisování a kopírování obsahu faktur!

Intrexx si podle čísla zakázky doplní veškeré fakturační údaje i text, který je předem nastavitelný v jednotlivých rejstřících systému.

V mžiku potom Intrexx vygeneruje PDF požadované faktury nastavené do vašeho firemního vzhledu.

  • funguje jako moderní CRM – customer relationship manager

Máte dlouhodobou zakázku, jejíž jednotlivé části se už několikrát změnily, částečně byla uhrazena, ale poté opět dodatkem upravena? A jednotlivé dodatky a zaplacené faktury jsou kde?

Intrexx centralizuje veškeré informace k zakázce na jednom místě – jedním kliknutím se tak můžete dostat k zadavateli, ceně, termínu, obsahu, subdodavatelům, provedeným změnám a dodatkům i vystaveným fakturám k dané zakázce.

Intrexx také porovná plán a skutečnost týkající se dané zakázky – můžete se tedy podívat na celkovou cenu a vedle toho na již vystavené faktury, porovnat částku zaplacenou na účet a zbývající platbu, která má být uhrazena atd.

  • hlídá náklady i investiční potřeby
  • má přehled o veškerém finančním plnění společnosti

Na služební cestě máte učinit manažerské rozhodnutí, aniž byste měli k ruce detailní report ohledně předchozích podobných zakázek – co s tím? 

Intrexx eviduje náklady, investiční potřeby i profitabilitu všech vašich zakázek. Propojuje systémy příchozích i odchozích faktur, takže máte vždy k ruce aktuální informace potřebné pro vaše manažerské rozhodování.

Intrexx vám během několika vteřin umožní projít si přehled finančního plnění celé společnosti – můžete si nastavit volitelné období a ihned uvidíte, jak si firma v daném čase vedla.

Navštivte náš Facebook